□ 바람직한 직장예절
○ 직장인이 갖추어야 할 조건
- 밝고 큰 소리로 내가 먼저 인사하는 것을 생활화하여 항상 좋은 이미지를 남기도록
노력한다.
- 직장의 모든 사람을 나의 고객이라 생각하고 밝은 표정, 밝은 마음, 밝은 표현으로
친절하게 대한다.
- 직장을 좋아하고 자신의 일을 좋아하며, 사람을 사랑하면서 매사를 지혜롭게 성실히
사명감을 가지고 근무한다.
- 용모는 단정하고 마음가짐은 바르게 한다.
- 직원들의 이름을 많이 기억하는 것은 인간관계의 폭을 더해준다.
- 상사의 지시사항은 정확히 처리하고 결과보고는 기한 내에 신속히 한다.
- 초면이라도 미소 띤 표정으로 대하여 상대방의 긴장된 마음을 풀어준다.
- 일은 스스로 찾아서 하고 자신이 한 일과 행동에 책임을 지는 조직에 꼭 필요한
고객 감동 형 일꾼이 되도록 노력한다.
○ 면담중의 예절
- 면담 중 응접실에 들어갈 때는 노크한 다음 들어가 인사한다.
- 면담 중의 연락은 메모로 적어 고객에게 메모의 내용이 보이지 않도록 건네준다.
- 면담 중 상사가 들렀을 경우 상사를 고객에게 소개한다.
- 고객을 장시간 기다리게 할 경우 양해를 구한 다음에 중간보고를 한다.
○ 술자리 예절
- 경영방침이나 특정 인물에 대하여 비판하지 않는다.
- 상사의 험담을 늘어놓지 않는다.
- 과음하거나 자기의 지식을 장황하게 늘어놓지 않는다.
- 술자리를 자기의 자랑이나 평상시 언동의 변명자리로 만들지 않는다.
- 연장자나 상사로부터 술을 받을 때는 두 손으로 받으며 왼손을 가볍게 술잔에 댄다.
- 술을 따를 때는 술병의 글자가 위로 가게 오른 손으로 잡고 왼손으로 받쳐 정중한
자세로 술을 따라 권한다.
- 상사와 합석한 술자리는 근무의 연장이 생각하고 예의바른 행동을 보인다.
○ 담배예절
- 담배는 반드시 흡연이 허용된 장소에서 피운다.
- 고객이나 상사가 주머니 이곳저곳을 찾고 있을 때는 여유를 주기 위해 불을 붙여
주는 것은 센스 있는 행동이다.
- 담배를 사양하는 것은 예의에 어긋나지 않는다.
- 담뱃재와 꽁초는 반드시 재떨이에 버린다.
- 반드시 금연해야 할 경우는 다음과 같다.
◦ 금연이 명시된 공공장소
◦ 상대방이 식사를 끝내지 않았을 때
◦ 걷고 있을 때
◦ 상사가 지시하고 있을 때
◦ 서류에 대해 설명할 때
◦ 웃어른이나 고객 앞에서
☐ 직장에서의 생활예절
○ 출근시간은 엄수한다.
- 출근시간은 적어도 15분 정도의 여유를 두고 한다.
- 몇 분이라도 늦게 출근하면 온종일 신경 쓰여 하루의 컨디션이 엉망이 되고 업무능률
도 떨어진다.
○ 결근 시에는 본인이 직접 연락한다.
- 몸이 아프거나 가정에 일이 있어서 결근할 때는 본인이 회사로 연락한다.
- 늦어도 오전 중에는 근무처에 연락을 해야 하며 전화를 걸 수 있을 정도라면 결근전화
는 자신이 하는 것이 직장인으로서의 바른 자세이다.
○ 친한 동료 사이일수록 예의가 중요
- 직장에서의 우정 배후에는 언제나 엄한 예의가 뒷받침되고 있다는 점을 명심해야
한다. 이성간이라고 해도 직장에서의 교제는 예의를 지키는 것이 중요하다.
☐ 직장에서의 인사예절
○ 직장에서 인사의 기본자세
- 허리를 45°정도로 숙이는 정중한 인사
◦ 손님을 맞이할 때도 45°인사가 적당하다.
◦ 또한 고객을 전송하거나 상사가 퇴근할 때도 정중하게 인사한다.
◦ 남자는 인사를 차려 자세에서 주먹 안쪽을 바지 재봉선상에 가볍게 대고 허리에서
상체를 45°로 숙인다.
◦ 여성은 차려 자세에서 오른손의 엄지를 왼손의 엄지와 검지 사이에 끼워서 오른손
이 왼손을 덮도록 하여 손이 겹쳐진 채로 하복부에 가볍게 대고 상체를 속인다.
시선은 발에 약 1m앞에 떨어뜨린다.
- 허리를 30°정도로 숙이는 일반적인 인사
◦ 동료 직원이 출근할 때, 상사에게 지시나 보고를 받을 경우,
◦ 복도 등에서 상사를 만났을 때 하며 직장에서 가장 일반적으로 이용되는 인사이다.
◦ 앞의 45°인사와 같으며 상체만 30°로 숙이는 것이 다르다.
- 서서 15°정도로 숙이는 가벼운 인사
◦ 복도나 실내에서 상사, 동료, 부하직원을 만났을 때,물건을 양손에 들고 있을 때,
◦ 두 번 이상 만났을 때, 작업 중일 때,근무 중에 동료를 찾아가거나 찾아 왔을 때,
◦ 동료보다 먼저 퇴근할 때 등에 이용되는 인사의 자세이다.
◦ 가볍게 머리를 숙이는 눈인사로 남자는 차려 자세로,
◦ 여자는 손을 모아서 하복부쯤에 두고 밝은 표정을 15°정도 굽힌다.
◦ 앉아서 15°정도 고개를 숙이는 목례
◦ 앉아서 일하는 도중이라거나 학교에서와 같이 자리에서 일어나기가 부득이할
○ 악수하는 방법
- 상급자가 먼저 청해야 아랫사람이 악수할 수 있다. 남녀간의 악수도 상하의 구별이
있을 때에는 상급자가 먼저 청해야 한다.
- 같은 또래의 남녀간에는 여자가 먼저 청해야 악수한다.
- 동성간 또는 또래의 악수도 선배 연장자가 먼저 청해야 악수한다.
- 아랫사람은 악수하면서 허리를 약간(15°이내)굽혀 경의를 표해도 좋다.
- 악수를 하면서 왼손으로 상대의 손등을 덮어 쥐면 실례이다.
- 그러나 상급자가 아랫사람에게 그렇게 하는 것은 깊은 정의 표시로 양해된다.
○ 명함교환예절
- 자기를 먼저 소개하는 사람이 자기의 명함을 두 손으로 명함의 위쪽을 잡고 정중하게
건넨다. 명함을 받은 사람은 두 손으로 명함의 아래쪽을 잡아서 받는다. 혹 한 손으
로 받는 경우는 오른손으로 명함의 오른쪽 귀퉁이를 잡고 왼손으로 오른손을 받친다.
- 한쪽 손으로는 자기의 명함을 주면서 한쪽 손으로는 상대의 명함을 받는 동시교환은
부득이한 경우가 아니면 실례이다. 만일 상대가 먼저 명함을 주면 그것을 받은 다음
에 자기의 명함을 준다.
- 상대의 명함을 받으면 반드시 자기의 명함을 주어야 한다. 만일 명함이 없으면 "죄송
합니다. 마침 명함이 없는데 다른 종이에 적어드려도 되겠습니까?"라고 사과를 겸해
의견을 묻는다. 상대가 원하면 적어준다.
- 이쪽의 명함을 받은 상대가 명함이 없다고 하면 특별한 경우가 아니면 다른 종이에
적어 달라고 청하지 않는다.
- 상대에게 받은 명함은 공손히 받쳐 들고 상세히 살핀 다음 정중하게 간수한다. 상대
가 보는 앞에서 즉시 명함꽂이에 꽂는 다던가 아무 데나 방치하면 실례이다.
- 상대에게 받은 명함에 모르는 글자가 있으면 정중하게 물어보고 헤어진 다음에 정리
한다.
- 자기의 명함은 자기 자신이고 상대의 명함은 바로 상대방의 인물이다.
- 명함을 만들 때는 자기 과시를 위해서가 아니라 상대방에게 자기를 소개한다는 정신
으로 간명하게 만든다.
☐ 직장에서 전화 받는 예절
○ 직장에서 전화를 받을 때
- 수화기를 든다. 벨이 울리면 곧 왼손으로 받으며 메모지와 연필을 준비한다. 교환을
통해 받았을 때에는 자신의 소속 과(課), 이름을 밝히고
- 직통 전화로 받은 경우에는 회사 이름을 밝힌다.
- 상대가 이름을 밝히지 않을 땐 상대를 확인한다.
- 신원확인 후에 적절히 인사를 한다.
- 용건을 물어 요점을 메모 한다
- 전화를 한 목적과 이유, 약속한 시간과 장소 등을 재차 확인하여 오해의 여지를 없앤
다.
- 용무가 끝나면 용건과 어울릴 만한 내용으로 끝인사를 한다.
- 상대가 전화를 끊고 난 다음 전화를 하도록 한다.
○ 다른 직장에 전화를 걸 때
- 전화번호를 확인하고 다이얼을 정확히 돌린다. 상대가 전화를 받으면 또박또박 정확
하게 자신을 밝힌다.
- 상대가 소속부서나 이름을 밝히지 않으면 그쪽의 회사이름이나 상대의 이름을 확인한
다.
- 자신이 통화하고자 하는 사람의 부서와 이름을 밝히고 교환을 부탁한다.
- 통화상대가 나오면 용건을 말하기 전에 가벼운 인사를 하고 순서대로 용건을 밝힌다.
- 다시 한번 자신의 용건을 확인하고 끝인사를 한다.
- 인사를 끝낸 후 약간이 사이를 두었다가 조용히 수화기를 내려놓는다.
- 전화는 원칙적으로 건 쪽에서 먼저 끊게 되어 있다.
☐ 직장에서의 대화예절
○ 대화예절의 의미
- 직장생활에 있어 중요한 것은 직장인들 간의 의사전달이다.
- 의사전달이 얼마나 빨리 그리고 정확히 전달되느냐에 따라 그 직장의 업무처리가 원활
하게 이루어진다고 볼 수 있다.
- 또한 의사전달을 어떻게 하느냐에 따라 그 사람의 인격이 드러난다고 볼 수 있으므로
의사전달의 수단인 대화예절이 필요하며 모든 직장인은 대화예절을 지켜서 자신의 인
격을 유지하고 원만한 업무처리에 도움이 되도록 해야 할 것이다.
○ 올바른 대화의 요령
- 말은 침착하고 조용히, 간결하게 한다. 말하는 자세를 바르게 한다.
- 말에는 적당한 유머가 필요하다.
- 상대방의 눈을 바로 보고 말한다.
- 혼자 아는 척해서는 안 된다.
- 남의 비밀이 되는 것, 싫어하는 것은 묻지 않는다.
- 남의 말을 가로채서는 안 된다.
- 말을 하기보다는 듣기를 잘해야 한다.
- 말은 풍부한 화재와 화술을 쓰되 거짓이 되지 않게 하여야 한다.
-외국말이나 어려운 말은 삼가야 한다.
○ 손님을 대할 때의 대화
- 가급적 8가지 마음을 가지고 대화를 하려고 노력한다.
◦ "어서 오십시오"의 환영하는 마음 "안녕하십니까"의 밝은 마음
◦ "예"하는 상냥한 마음
◦ "수고하셨습니다"라고 위로하는 마음
◦ "미안합니다"라는 겸손한 마음
◦ "덕택으로"라는 겸허한 마음
◦ "하겠습니다"의 봉사하는 마음
◦ "고맙습니다"하는 감사의 마음
☐ 지시와 보고
○ 지시 받을 때의 요령
- 상급자의 지시를 받을 경우
- 상급자의 호출이 있으면 필기도구를 준비하여 상급자에게 가서 지시를 경청하고
요점을 기록한다. 말을 가로막지 말고 끝가지 지시내용을 잘 듣는다.
- 지시 받은 일의 목적과 상급자의 생각, 방침이나 완급도 확실히 파악한다.
- 육하원칙에 의하여 정확히 기록하고 의문 나는 점은 다시 질문하며 정확히 확인한다.
- 다른 상급자로부터 지시 받은 경우에 자기의 직속 상급자에게 내용을 보고한다.
- 지시 내용 중 의견이 있을 때는 자기 입장에만 구애되지 않았나 반성한 후에
- 겸허한 마음으로 솔직하게 근거가 되는 자료나 사실에 토대를 두고 자기의 책임이
- 있는 의견을 진술하고, 그 다음에 다시 상급자의 지시를 받는다.
- 지시 받은 것은 반드시 실행한다.
- 무엇을 지시 받았는가 빨리 핵심을 파악한다. 내용을 정확히 판단한다.
- 시기를 놓치지 말고 실행한다.
- 실행된 결과를 검토하고 확인한다.
- 그 결과를 충실히 보고한다.
○ 보고할 때의 요령
- 보고 내용과 자신의 의견과는 확실히 구분한다.
- 일이 끝나는 대로 즉시 보고한다.
- 지시 받은 일이 끝났을 때에는 그 결과를 보고하여야 한다.
- 만약 일의 진행과정이 복잡하여 시간이 걸릴 때에는 중간보고를 하여 진행상황을 알린
다.
- 결론을 먼저 말하고 과정은 나중에 설명한다. 지시한 사람이 제일 궁금해 하는 것은 지
시된 일의 결과이다. 따라서 언제나 결과를 먼저 보고해야 한다.
- 보고 순서는 결론, 내용, 경과 그리고 소견 순으로 사실에 입각한 객관적인 보고를 한
다.
- 보고는 지시한 사람에게 직접 한다.지시를 받고 한 일은 반드시 지시한 사람에게 보고하는 것이 원칙이다.
- 손님으로부터 또는 전화에 의해 지시를 받았을 때에는 지명된 사람에게 확실하게 정확
한 용건을 전 한다.
- 직장 안에서 일어난 일에 대하여는 그때그때 알릴 필요가 있는 사람에게 지시한 일이
없더라도 알리는 것이 재치 있는 직원의 예의라 할 수 있다.
☐ 문서작성의 예절
○ 문서작성시의 기본자세
- 직장에서의 업무는 대부분 문서에 의해 이루어지고 있다.
- 내부적으로는 업무계획서, 보고서, 공문서, 기안문서, 업무일지, 회의록 등 많은 문
서와 대외적으로는 공문서, 주문편지, 알림편지, 초대편지, 선전용 인쇄물 등이 있
다.
- 이들은 어디까지나 자신의 생각을 상대방에게 정확하게 전달하기 위한 것으로 "읽게
해 주는 것"이 아니라 "읽어주기를 바라는 것"이어야 한다.
- 따라서 글자에 주의해야 하고 존댓말을 쓰는 것도 익혀야 한다.
- 직장에서의 문서나 편지를 작성하는 데 있어서도 육하원칙을 활용하면 요약된 문장
을 작성할 수 있다.
- 직장에서는 무엇보다도 결과를 중히 여기는 사회이므로 언제나 결론이 먼저라는 생
각으로 문서를 작성한다.
- 그리고 다른 사람이 읽어서 잘 이해할 수 있는 문장이 되기 위해서는 간결하게 요약
된 예의바른 문장과 함께 시각을 끌어들이는 배열이나 글씨체에까지 관심을 가져
야 한다
○ 문서작성시의 기본요령
- 읽기 쉽고 격식에 맞는 글을 써야 한다. 틀린 글자나 빠진 데가 없도록 하고 맞춤법
에 주의한다.
- 숫자는 특별히 정확하게 쓰도록 한다.
- 읽기 쉬운 글자를 쓸 수 있도록 평상시에 연습한다.
- 글씨를 효과적으로 배열하여 전체 문장이 잘 정돈되게 한다.
- 한 문장이 너무 길어지지 않도록 한다.
- 결론을 먼저 쓰도록 한다.
- 읽는 쪽의 입장에서 쓴다.
○ 사무기계화와 문서 작성
- 정서 했을 경우 원고와 대조해 본다. 쓴 것의 내용이나 의미 등을 주의해 다시 읽어
본다.
- 문장의 흐름이나 구성이 우리말의 맞춤법이나 어법에 맞는가를 살펴본다.
- 오자·탈자·띄어쓰기가 제대로 되었는지 확인해보고 자신이 없는 것은 국어사전 등
을 찾아본다.
- 문서 전체가 글자의 배열 등으로 잘 정돈되었으며 깨끗하게 완성되었는가를 살펴 본
다.