공문서 작성요령

 

 

공문서 작성요령

 

 

공   문   서

 

 

◉ 공문서 : 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서

                (도면, 사진, 디스크, 슬라이드등도 포함)

◉ 공문서의 특징

   : 목적과 필요성의 명확함, 사적 의견 배제, 공적인 의견 표시, 문서 규격과 양식, 체제의 공문서의 성립

   ꠆ꠏ  공무원이 작성한 것이어야 한다

   ꠉꠏ  공문서는 정당한 권한이 있는 자가 작성한 것이어야 한다

   ꠉꠏ  최종 결재권자의 결재가 있어야 한다

   ꠌꠏ  공문서는 직무 범위내에서 공무상 작성한 것이어야 한다

◉ 공문서의 성립 및 효력 발생 시기.

   ꠆ꠏ 공문서의 성립 시기 : 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 당해 문서의 결재 후 성립 

   ꠌꠏ 공문서의 효력 발생 시기 : 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 수신자에게 도달됨으로써 효력이 발생

                                              (=도달주의)   단, 공고문서의 경우 다른 법령 및 공고 문서에 특별한

       규정이 없는 한 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력 발생

 

 ☺ 공문서는 공무원이 작성한 것이라고 하는데 우체국, 한국통신, 한국전력공사, 한국은행,   철도청직원들은 공무원일까? ☻~

 

◉ 공문서의 종류

  ꠆ꠏ 법규문서 : 헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서.

  ꠐ                 : 조문형식(법률 작성시 사용되는 조항을 담은 형식)으로 작성. 누년 일련번호

  ꠐ                 : 공고 후 20일이 경과한 날부터 효력발생

  ꠉꠏ 지시문서 : 일정 사항을 하급기관이나 소속공무원에게 지시하는 문서.

  ꠐ    ꠉꠏ 훈령 : 상급기관이 하급기관에 대하여 지시하는 명령. 조문형식 or 시행문 형식.

  ꠐ    ꠉꠏ 지시 : 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 개별적, 구체적 지시를 시행문형식으로 작성한 문서.

                      연도별일련번호

  ꠐ    ꠉꠏ 예규 : 행정 사무의 처리 기준을 정하기 위해 조문형식 또는 시행문 형식으로 작성한 문서. 누년일련번호

  ꠐ    ꠌꠏ 일일명령 : 일일업무에 관한 명령으로 시행문 형식 또는 회보형식으로 작성한 문서. 연도별일련번호

  ꠉꠏ 공고문서 : 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 고시, 공고하기로 작성한 문서.

  ꠐ   ꠐ- 고시 : 법령 규정에 따라 일정 사항을 일반에게 알리는 문서.

  ꠐ   ꠌꠏ 공고 : 일정사항을 일바나에게 알리는 문서.

  ꠉꠏ 비치문서 : 일정한 사항을 기록하여 비치하면서 업무에 활용하는 비치대장, 비치카드 등의 문서.

  ꠌꠏ 일반문서 ꠆ꠏ 회보 : 행정 기관장이 소속 공무원 또는 하급 기관에 업무 연락.홍보 등 일정 사항을 알리기 위해 작성하는 문서.

                     ꠌꠏ 보고서 : 특정 사안에 대한 현황, 연구.검토 결과를 보고 또는 건의 할 때 작성하는 기안문 형식의 문서.

◉ 문서작성의 요건 : 정확성, 신속성, 경제성, 용이성

 

 

 

 

공문서의 구성

 

 

    ꠆ꠏ 두문 ꠏꠇꠏ 발신기관명 - 우편번호, 주소, 전화번호/모사전송번호

    ꠐ            ꠌꠏ 문서 번호, 시행일자, 보존기간, 수신란(경유, 수신, 참조)

    ꠉꠏ 본문 - 제목, 내용, 첨부

    ꠌꠏ 결문 - 발신명의, 수신처

 

 ☺ 두문(5가지), 본문(3가지), 결문(2가지)의 내용은 너무나 중요하니

     반드시 외워야 한다. 발신(기관)명~의, 수신 난~처

 

◉ 발신기관명 : 문서를 발신하는 행정기관의 명칭을 최소 60mm ～ 80mm로 정중앙에 입력

◉ 우편번호 및 주소 : 주소의 길이가 길때는 도, 시, 군, 면, 리는 생략가능.

◉ 문서번호 ꠆ꠏ 기관기호, 분류번호, 문서등록번호(연도별 일련번호)

            ꠉꠏ 기관기호 : 문서 작성 기관명의 약호로 된 두 글자, 숫자인 경우 한글 표기

            ꠌꠏ 분류번호 ꠆ꠏ 1차 분류번호 : 앞의 두자리

                        ꠉꠏ 2차 분류번호 : 셋째 자리

                        ꠉꠏ 3차 분류번호 : 넷째 자리

                        ꠌꠏ 4차 분류번호 : 다섯째 자리

        예) 사자 12345-96     사자:사무자동화   

            이오 12345-96  이오:감사원2국5과

◉ 공문서 보존기간 : 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년

◉ 수신란 ꠆ꠏ 경유 : 경유가 없으면 발송은 경유에 기재된 기관으로 함.

          ꠉꠏ 수신 : 수신처가 둘 이상이면 수신란에 ‘수신처 참조’라고 기재하고,

          ꠐ         결문의 ‘수신처’란에 수신처를 기재함.

          ꠌꠏ 참조 : 문서를 직접 처리할 주무 부서장을 찍는다.

◉ 발신명의 : 최대 문자의 길이는 80mm ～ 120mm이내

 

 

공문서의 규격

 

 

◉ 용지의 크기 : A4(210mm * 297mm)

◉ 용지의 지질 및 중량 ꠆ꠏ 10년 이하 보존 문서 : 신문용지-54g/㎡ (시행문, 회보)

                                 ꠉꠏ 10년 이상 보존 문서 : 인쇄용지(2급)-60g/㎡ (기안문)

                                 ꠌꠏ 영구보존 문서 : 인쇄용지(특급)-70g/㎡

◉ 용지 색깔은 특별한 경우를 제외하고는 백색, 글씨 색깔은 흑색, 청색.

◉ 여백 : 상여백 30mm, 하여백 15 mm, 왼쪽여백 20mm, 오른쪽여백 15mm.

◉ 용어표기 : 가로쓰기, 표준말 한글 사용, 숫자 표기시 아라비아 숫자 사용.

◉ 날자표기 : 숫자 표기, 연,월,일 글자 생략.    예) 1996. 6. 25.

◉ 시각표기 : 24시각제로 표기. 시,분 생략      예) 14:30

◉ 금액표기 : 아라비아 숫자로 표기    예) 금18,980(금일만팔천구백팔십원)

◉ 두 개 이상의 항목 구분 표기

   ꠆ꠏ 첫째 항목 : 1, 2, 3,…              ꠆ꠏ 둘째 항목 : 가, 나, 다, …

   ꠉꠏ 셋째 항목 : (1), (2), (3),…       ꠉꠏ 넷째 항목 : (가), (나), (다),…

   ꠌꠏ 다섯째 항목 : 1), 2), 3), …      ꠌꠏ 여섯째 항목 : 가), 나), 다), …

◉ 공문서의 수정

   ꠆ꠏ 삭제, 수정할 글자의 중앙에 두 선을 긋고 서명 또는 날인.

   ꠉꠏ 중요한 내용의 경우에는 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시한 후 서명 또는 날인.

   ꠌꠏ 시행문의 경우에는 자수 표시 한 후 반드시 관인을 찍음.

 

 ☺ 시행문의 경우에는 자수 표시 한 후 반드시 관인을 찍음.

 

◉ 첨부물 표시 : 본문이 끝난 다음 줄에 표시하고, 두가지 이상일 때에는 항목을 구분하여 표시.

◉ 공문서의 면 표시 - 문서 아래 중앙에

   예) 3장 단면과 2장의 첨부물.  3-1, 3-2, 3-3, 1, 2

◉ ‘끝’ 표기

   ꠆ꠏ 본문이 끝났을 때 : 한 자 (2칸) 띄우고 ‘끝’ 표기

   ꠉꠏ 우측 한계선에서 끝났을 때 : 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 ‘끝’ 표기

   ꠉꠏ 첨부물이 있을 때 : 첨부 표시 다음 한 짜 띄우고 ‘끝’ 표기

   ꠉꠏ 마지막 란에서 끝났을 때 : 서식란 우측 아래에 ‘끝’ 표기

   ꠌꠏ 연명부 기재사항이 중간에서 끝났을 때 : 다음 줄에 ‘이하 빈칸’을 표기

◉ 결재 : 해당 사안에 대하여 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는  행위

   ꠆ꠏ 전결 : 기관의 장으로부터 사전에 결재권을 위임받은 자가 시행하는 결재를 말한다.

   ꠉꠏ 대결 : 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일 때, 그 직무를 대행

   ꠐ         할수 있는 자가 대리로 하는 결재를 말한다.

   ꠌꠏ 후결 : 대결한 문서의 내용이 매우 중요할 때에는 결재란 내 우측 여백에 ‘후열’표시를 하여

                 실재권자의 결재를 받는 것을 말한다.

 

 

문서관리

 

 

◉ 문서 관리 : 문서를 일정기준에 따라 분류, 보관, 보존하고 불필요한 문서를 적시에 폐기하는 일련의 절차     

◉ 파일링 시스템 : 문서를 이용하기 편리하도록 체계적으로 보관, 보존하여, 불필요한 문서를 적절히 폐기하는 등의

                           문서 관리 제도

◉ 문서 양식의 통일, 표준화를 위해 필요한 두가지 항목 : 정형문서의 형식, 용지의 크기와 지질

◉ 문서 분류

   ꠆ꠏ 업무 처리 진행에 따른 분류

   ꠐ    ꠉꠏ 미결문서 : 문서에 기입된 내용의 업무 처리가 계속 중인 문서이며, 보관문서에 포함

   ꠐ    ꠌꠏ 완결문서 : 문서에 기입된 내용의 업무 처리가 완결된 문서이며, 보관문서 or 보존문서

   ꠌꠏ 관리 방법에 따른 분류

          ꠉꠏ 현안 문서 : 업무 담당자가 보관하고 있는 현재 처리되고 있는 문서

          ꠉꠏ 보관 문서 : 자주 이용되므로 즉시 이용될 장소에 보관되고 있는 문서

          ꠌꠏ 보존 문서 : 자주 이용되지 않으나 일정기간 보존할 필요가 있는 문서

◉ 문서 관리의 필요조건 : 정확성, 신속성, 융통성, 경제성, 간결성, 논리성

◉ 문서 보관 형태의 종류

   ꠆ꠏ 수직식 방법 : 문서를 보관철에 넣고 문서 보관 전용 파일링 캐비닛에 수직으로 보관.일반 거래 문서에 적합하다.

   ꠌꠏ 수평식 방법 : 문서를 보관철에 넣고 수평식 문서 보관함에 수평으로 보관.

◉ 문서 관리 방법의 종류

	분산식 관리	집중식 관리	절충식 관리
설명	지정된 부서에 파일링 보관함을 두어 해당부서가 직접 관리	문서 전담 부서에서 문서를 보관, 관리	분산식과 집중식의 절충 중요한 문서나 영구 보존해야 할 문서등은 문서 주관부서에서 집중 관리. 정부. 대기업에서 이용
장  점	부서내 사람이 자유롭게 이용	어느 부서 사람이나 이용 분실위험 없음
단  점	분실의 위험 타부서 사람은 이용하기 불편	이용에 따른 절차가 복잡시간이 많이걸림

◉ 문서 관리 절차

   ꠆ꠏ 구분 : 파일링할 뭄서 선별해서 파일링 대상 문서 일을 표시 (현안문서는 제외)

   ꠉꠏ 분류 : 대상 문서를 문서 분류법에 의해 분류

   ꠉꠏ 보관 : 규정 사항에 따라 서류함에 보관

   ꠉꠏ 이관 : 보관 파일 중 더 보존할 파일을 문서 주관 부서에 이관.

   ꠉꠏ 보존 : 보존할 파일은 정해진 기간 동안 보존

   ꠌꠏ 폐기 : 보관, 보존의 필요가 없는 문서는 신중히 고려한 후 폐기. 폐기 대상 문서는 관리 절차 모든 곳에서 발생 가능.

 

 

◉ 보존 방법

   ꠆ꠏ 문서는 보존 기간의 기산일(문서를 처리, 완결한 날이 속한느 해의 다음해 1월 1일)로부터 1년간은 처리과에서 보존한다.

   ꠉꠏ 보존기간이 3년이상 10년이하인 문서.

   ꠐ  : 문서과에 인계하여 보존기간 만료일까지 보존

   ꠐ    단, 보존기간이 5년, 10년인 문서 중 외교문서는 3년간 문서과에서 보존한 후 외무부로 이관하여 보존.

   ꠌꠏ 보존 기간이 영구, 준영구인 문서

      : 문서과에 인계하여 5년간 보존한 후 정부 기록 보존소에 이관하여 보존.

◉ 문서의 보존기간 : 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년

 

 ☺ 96년도 하반기 사무관리규정이 개정되어 준영구가 사라짐.  ☻~

 

◉ 공문서의 정기적인 정리

   : 매년 2월부터 3월 사이에 10일 이상의 기간을 정하여 정기적으로 실시

◉ 문서 편철

꠆ꠏ 편철 매수 : 문서 편철은 200매를 기준으로 한다.

ꠉꠏ 편철 순서 : 완결일 순으로 최근 문서가 위에 오도록 하며, 문서의 기능별, 보존기간별로 구분

ꠌꠏ 일련번호 : 문서철 내의 면표시는 전체면의 수를 기입하지 아니하고, 문서의 아래 된쪽에 일련번호를 기입하되

                    밑으로부터 위로 기입함

◉ 보존 매체의 종류

   ꠆ꠏ 문서자체, 플로피디스크나 광디스크(단, 하드디스크는 고정용 디스크이므로 부적합)

   ꠌꠏ 마이크로필름 ꠇꠏ의미 : 문서의 내용을 축소 촬영하여 마이크로필름에 수록시켜 보관

                            ꠉ  정부기관이나 대기업에서 주로 이용

                            ꠉ  장점 : 자료의 반영구적 안전보존, 보존공간절약, 자료의 효율적 검색

                            ꠌꠏ단점 : 자료의 추가는 불편.

◉ 폐기 문서 대상은 보통 1년 중 문서 이관시 찾는다.

◉ 폐기 방법 ꠆ꠏ 비밀문서, 일반문서 : 소각, 절단

             ꠉꠏ 일반적인 신문, 잡지 : 매각

             ꠌꠏ 기타(유가증권류) : 증권말소기로 무효 처리

◉ 문서 처리 환경

   ꠆ꠏ 클로즈 형 : 문서 작성 전담자가 문서를 작성, 워드포로세서 가동률은 100%  

   ꠉꠏ 오픈 형 : 문서 작성 전담자가 없고 워드프로세서로 누구나 작성, 가동률은 클로즈형태에 비해 떨어지나,

                     문서 작성의 효율화를 고려할 때 바람직한 형태.

   ꠉꠏ 세미클로즈 형 : 문서 작성 전담자는 없으나 특정인만 워드프로세서로 문서를 작성.

   ꠌꠏ 세미오픈 형 : 문서 작성 전담자는 없으나 주로 조작하는 1명이 문서를 작성.

◉ 이상적인 작업자세

   ꠆ꠏ  화면을 향한 눈높이는 화면보다 약간 높을 것

   ꠉꠏ  팔의 각도는 90도이상을 유지할 것

   ꠉꠏ  손등은 팔과 수평을 유지할 것

   ꠉꠏ  무릎의 각도는 90도를 유지할 것

   ꠌꠏ  등의 각도는 90도 정도로 유지하여 곱게 펼 것

 

 

◉ 워드프로세서 작업 환경

   ꠆ꠏ VDT 표준 작업 시간 : 1주일 5일, 1일 4～5시간, 1시간 50분, 10～15분 휴식

   ꠉꠏ VDT 증후군 : VDT로 방출되는 전자기파에 의해 인체에 해가 되는 여러 가지 병적 현상

   ꠐ                      (두통, 스트레스, 눈의 충혈과 피로)이 생기는 것.

   ꠐ                      직업병의 일종으로 취급하기도 한다. (cf) VDT(video Display Terminal)

   ꠉꠏ 작업 환경 조건

   ꠐ  ꠆ꠏ 양면의 빛을 차단하여 눈을 보호.

   ꠐ  ꠉꠏ 화면에 전자기파를 제거하는 필터(보안기) 설치.

   ꠐ  ꠉꠏ 화면과 키보드의 위치를 적절히 조절.

   ꠐ  ꠉꠏ 문서 받침대나 시트 홀더를 이요하여 작업.

   ꠐ  ꠌꠏ 작업실 내에는 온도(18～23℃), 습도(50～60%), 조명(500룩스 이하), 맑은 공기를 적절히 유지.

   ꠌꠏ 눈에서 화면까지의 이상적인 거리는 45～50cm

 

 

완성형 한글과 조합형 한글

 

 

◉ 완성형 한글과 조합형 한글의 비교.

 

완 성 형 한 글	조 합 형 한 글
․ 완성된 한글 한글자 마다 코드값을 부여       하여 한글로 표현 ․ 정보 교환용 코드로 이용 ․ 코드값을 부여받지 못한 한글은 나타낼 수     없다	․ 초․중․종성에 코드값을 부여하여 이를      조합하여 한글을 표현 ․ 정보처리용으로 이용 ․ 제작회사마다 한글 코드값이 다르므로        호환성이 떨어짐.

 

 

 

◉ KS 완성형 한글 코드 (KSC-5601 코드)

 

   : 통일되지 않은 한글 코드의 표준을 정하여 정보교환에 도움을 줌

 

   ꠆ꠏ KSC 5601 코드 제정 원칙

   ꠐ     ꠉꠏ 여러 종류의 한글, 한자의 부호 체계를 하나로 통일

   ꠐ     ꠉꠏ 국제 표준 ISO-2022의 부호 확장법을 채택하여 외국의 컴퓨터나

   ꠐ     ꠐ  프로그램에서도 한글 사용이 가능하게 함.

   ꠐ     ꠌꠏ 한글 코드 체계속에 한자 수용

   ꠌꠏ KSC 5601 코드가 표현하는 문자

         ꠉꠏ 한글 : 2350             한자 : 4888           특수문자 : 1128

         ꠌꠏ 사용자 정의 : 282       미지정 문자 : 188

 

 

워드프로세서 기본용어

 

 

◉ 세이브(Save) : 주기억장치의 내용을 보조기억장치에 저장하는 것

◉ 로드(Load) : 보조기억장치에 있는 문서나 자료 또는 프로그램을 주기억장치로 읽어들이는 것

◉ Buffer (버퍼) : 특정한 값, 자료 등을 일시적으로 보관하는 임시 기억 장소

◉ Spool (스풀) : 입출력할 내용을 버퍼같은 임시기억장소로 보내어 입출력 장치에 내용을 제공하게하고

                         CPU는 다른 작업을 할 수 있게 하는 개념.

◉ WYSIWYG (위지윅) : 화면에 표시된 그대로 상태대로 인쇄된 결과를 얻는 것.

◉ Layout (레이아웃) : 인쇄될 내용을 종이에 인쇄하기 전에 화면으로 출력하는 기능.

◉ Form Feed(폼피드):프린터 인쇄시 종이 한 장을 공백으로 넘기고 다음 장의 첫 줄에 인쇄.

◉ Line Feed (라인피드) : 프린터 인쇄시 한 줄을 공백으로 넘기고 다음 줄에 인쇄되도록 하는 기능.

◉ 금칙 처리 : 문서 작성시 문장의 각 줄에서 줄 첫머리나 줄 끝에 나타나면 문서를 읽기 불편한 구두점이나 기호 등이

                    행두나 행말에 나타나지 않게 하는 것.

◉ Macro (매크로) : 반복적인 키보드 동작을 간단한 기능키의 조합으로 대신하는 명령.

◉ Mail- Merge (메일 머지) : 어떤 목록이나 데이터베이스에서 추출한 이름 또는 특정한 항목을

                            편집하는 문서에 집어 넣는 일련의 작업으로서 우편합성기능, 폼 레이터기능

◉ Pitch(피치) : 1인치당 입력되는 문자 수. 문자와 문자사이의 간격.

◉ 백업(Backup) : 불의의 사고나 정전 등으로 인해 데이터가 손실되는 것을 예방하기 위하여 복사본을 만들어 두는 것이다

◉ 보일러 플레이트(Boiler Plate) : 작성하는 문서 사이에 주석, 메모 등을 적어놓기 위하여 따로 설정하는 구역

 

◉ Word wrap (워드랩) : 줄의 마지막 부분에 위치하는 단어가 길어서 다음 줄의 처음에 걸칠때 자동으로 그 단어를

                                    다음 행으로 이동시키는 기능.

◉ 영문 균등 (Justification) : 워드 랩등으로 공백이 생겼을 때 단어와 단어 사이의 피치를 조절하여  다른 행과 같은 길이로

                                          정돈하는 것.

 

◉ 경로(Path) : 문서의 저장 또는 호출시 보조 기억 장치의 디렉토리를 찾아가는 길

◉ 각주(Footnote) : 페이지 하단에 본문 내용 중 특정 단어 및 인용한 원문에 대한 보충설명

◉ 두문(Header) : 보고서나 서적의 내용 중 윗 부분에 기록하는 소제목

◉ 미문(Footer) : 문서나 페이지의 밑부분에 쓰여진 제목이나 문서 분류를 나타내는 색인문자로 꼬리말이라고도 한다

◉ 검색(Search) : 지정한 조건을 만족시키는 항목을 찾는 기능

◉ 치환(Replace): 문장속에서 문자열을 검색하여 그 문자를 지정한 문자로 바꾸어 주는 기능

◉ 광디스크 : 일반적으로 아크릴제나 유리제의 원반에 특수한 금속의 피막을 붙이고, 거기에 광학적인 수볍으로 데이터를

                   기록하는 기억 매체를 총칭

◉ 괘선 : 워드프로세서 상에서 도표 등에 사용되는 선모양의 그림문자를 뜻한다

◉ 눈금자(Ruler) : 커서의 위치, 오른쪽․왼쪽 마진, 탭의 위치 등을 알려주는 것

◉ 디폴트(Default) : 전반적인 규정이나 서식 설정 메뉴 등이 이미 가지고 있는 기본값

◉ 로그인(Logged in) : 현재 사용중인 디스크 드라이브를 의미

◉ 래그드(Ragged) : 문서의 오른쪽 끝이 정렬이 되지 않은 샹태

◉ 마진(Margin) : 문서의 균형을 위하여 페이지의 일부를 비워두는 여백

◉ 메뉴(Menu) : 화면상에서 직접 명령어를 입력하지 않고 선택할 수 있도록 제공되는 것으로서 각 기능 항목을 열거한 것이다

◉ 문단(Paragraph) : 문서 편집시 문자를 입력하기 시작해거 엔터키를 누르기 전까지르 의미

◉ 문서(Document) : 일의 상세한 내용이 기록되어 있는 문서로 워드프로세서에서는 편집되어 작성되는 모든 파일

◉ 문자속성(Attribute) : 역상, 밑줄, 외곽선, 그림자문자등 글자의 꾸밈문자를 의미하며 글꼴의 고딕체, 명조체 등과는

                                  성격이 다르다

◉ 상용구(=정형구) : 자주 사용되는 어휘들을 약어로 등록한 후에 그 어휘들이 입력될 위치에 등록된 약어를 사용하여 문서

                               입력을 편하게 하는 기능.

 

 ☺ 중국집에 최불암, 최진실, 만득이가 들어왔다. 그래도 가장나이가 많은 최불암씨가

    “나 돈없으니까 두글자짜리로만 시켜 난 짬뽕!” 최진실 “그럼 난 우동!” 만득이 한참을

    생각하다가 “그래 난 상용구로 탕슉!” 으이고 ☻~

 

◉ 상황줄(Status Line) : 워드프로세서에서 편집되고 있는 화면에 편집 상황의 여러 정보를 알려주는 표시

◉ 소수점 탭(Decimal tab) : 데시멀 탭이라고도 하며 문서 작성 전에 소슈점의 위치를 미리 정하여 놓고 숫자를 입력하면

                                         자동으로 소수점의 위치가 맞추어 지는 기능

◉ 소트(Sort) : 내용의 일부 혹은 전부를 문서에 맞게 재배열하는 것

◉ 아이콘(Icon) : 컴퓨터 조작을 선택할 때 주로 마우스를 이용하여 메뉴를 진행하는 방식으로 사용되는 그림문자

◉ 안보고 찍기 : 키보드를 안보고 화면만 보고 찍는 방법

◉ 와일드 카드(Wild Caed) : 검색이나 교체 기능을 수행햘 때 지정된 문자가 아닌 아무 문자 혹은 특정한 형태의

                                         여러 문자들에 한꺼번에 대응하는 문자나 기호(=만능문자)

 

 ☺ 와일드 카드의 종류로는 ＊,？가 있는데 ＊를 아스트리크,곱하기,별,백설표,모든,시프트

   누르고 8등으로 부르기도 한다. 아니누가? 누꼬??, 아니??이면 두자이내잖아 ☻~

 

◉ 윈도우(Window) : 하나의 화면을 두개로 나누어 두개의 문서를 서로 참조하면서 문서를 작성할 수 있는 기능

◉ 인덴트(Indent) : 행의 양단을 지정하여 행의 길이를 짧게 하는 들여쓰기 기능

◉ 아웃덴트(Outdent) : 강제 개행시 행의 첫 글자를 서식의 좌측 기준보다 앞으로 내어쓰는 기능

◉ 정렬(Align) : 화면이나 프린터에 출력된 문서들의 오른쪽과 왼쪽 공백을 맞추는 것

◉ 줄높이(line hight) : 행피치를 의미하며 1인치당 인쇄되는 줄의 수

◉ 철자 검사(Spelling Check) : 입력된 단어의 철자를 단어 사전과 비교하여 틀린 단어를 찾아내는 것

 

◉ 포맷 (Format) : 문서의 마진, 페이지 설정, 문단의 모양, 탭의 위치 등 이미 설정되어 있는 양식

◉ 해상도(Resolution) : 어떤 문자나 그림을 어느 정도의 세밀한 밀도로 기록 또는 표시할  수 있는지 그 밀도를 나타내는

                                  척도로 해상도를 좌우하는 것은 화소이다

◉ 하드카피(Hard Copy) : 화면 그대로 프린터로 인쇄하는 것

◉ 소프트카피(Soft Copy) : 컴퓨터로 처리된 결과를 화면으로 나타내는 것(레이아웃)

◉ 글꼴(Font)형태

   ꠆ꠏ Bitmap Font(비트맵폰트), 도트매트릭스 방식 폰트 : 바둑판을 이루는 작은 사각형과

   ꠐ         같은 칸을  글자의 형태로 채워서 글자의 모양을 만든 글꼴, 윤곽선 폰트의 글자체

   ꠐ         보다 미려하지 못하다.

   ꠌꠏ Outline Font(윤곽선 폰트), 벡터 방식 폰트, Truetype Font(트루타임 폰트) : 외곽선을 부드럽게 표현한 글꼴.

 

 

표시

기능

 

 

◉ 스크린 이동 기능

Scroll Up	화면 내용을 위 방향으로 이동하는 것
Scroll Down	화면 내용을 아래 방향으로 이동하는 것
Scroll Left	화면의 내용을 왼쪽으로 이동
Scroll Right	화면의 내용을 오른쪽으로 이동

◉ 화면 표시 기능

   ꠆ꠏ 그래픽표시 기능 : 문자도 하나의 그림으로 간주하므로 그림이나 사진과 문자가 혼합된 문서를 한 화면상에서 볼 수 있다.

   ꠐ                  : 그래픽 화면의 구성 요소는 픽셀(Pixel)로 구성된다

   ꠌꠏ 텍스트 표시형식

 

 ☺ 일반 텍스트 화면은 Print Screen키를 누름으로서 화면그대로의

      내용을 프린트 출력 할수 있지만 그래픽화면은 Print Screen키로

      프린트 출력이 불가능 하다. 그래서 그래픽 화면 갈무리 프로그램 을      사용하여 파일로 일단 저장한후 프린트 출력하고 있다.  

 

◉ 기타

   ꠆ꠏ 표시문자수      : 1행의 문자수 * 페이지의 행수

   ꠉꠏ 표시문자의 크기 : 문자의 높이 * 문자의 폭

   ꠌꠏ 표시문자의 구성 : 디스플레이 화면에 표시된 문자는 정의 집합으로 구성되어 있으며, 24도트가 가장 많이 사용됨

 

 

 

편집

기능

 

 

 

◉ 삽입 : 특정 위치에 삽입하거나 빠진 부분의 내용을 추가로 입력 할 때 사용하는 기능

◉ 삭제 : 불필요한 문자열이나 잘못 입력된 문자를 지우는 기능

◉ 수정 : 이미 입력된 문자나 문자열을 겹쳐서 입력하여 수정하는 기능

◉ 영역 지정 기능 : 문서의 내용 중 일정 범위를 지정한 후 그 지정된 범위만 편집명령이 수행되게 하는 기능으로 줄단위영역

                            (줄단위로 범위를 지정)과 박스형 영역(대각선 위치의 두 지점을 정해주면 사각형 모양으로 범위가 지정)

                            이 있다

    ꠆ꠏ  영역이동 : 지정된 영역을 들어내어 다른 곳으로 이동시킨다. 원래의 문서 분량은 변함이 없다

    ꠉꠏ  영역복사 : 지정된 영역을 다른 곳에 다른 곳에 복사하는 기능 원래의 문서분량은 변함이 없다

    ꠌꠏ  영역삭제 : 지정된 영역을 지워버리므로 문서 분량이 줄어든다

◉ 문장 정렬 : 문서의 내용을 왼쪽, 오른쪽, 양쪽, 가운데로 고르게 줄이 맞춰지는 기능

◉ 검색 : 특정 단어가 있는 위치를 손쉽게 찾고자 할 때 사용하는 기능으로 문서내의 특정단어의 위치로 커서를 이동시킨다

◉ 치환 : 찾고자 하는 특정 문자열을 검색하여 다른 문자열로 바꿔 수정해주는 기능

◉ 셀렉트(Select) : 지정된 기준에 따라 문서 데이터 중에서 해당하는 내용을 골라 꺼내는 기능으로 선택이라고도 한다.

◉ 정렬(Sort) : 지정된 기준에 따라 문서의 데이터를 오름차순 또는 내림차순으로 분류하는 기능

 

 ☺ 검색이나 치환을 할 때는 반드시 현 커서가 어디에 있는지 알아야만 한다. 왜냐하면 일반적으로 현 커서 위치 다음부터 검색이나 치환이 이루워지기 때문이며 ꏧꏰ의 경우 표안의 내용은 검색이나 치환이 되지 않으니 주의하여야 한다.   ☻~

 

 

  

출력

기능

 

◉  인쇄문자의 크기

    ꠆ꠏ 인쇄문자의 크기는 문자의 높이 * 문자의 폭으로 표시 

    ꠉꠏ 문자의 높이와 폭의 크기가 1:1인 것은 전각문자

    ꠉꠏ 반각문자 : 전각문자의 1/2 크기, 축소문자라고도 한다.

    ꠉꠏ 세로확대 (=종배문자) : 문자의 높이가 전각문자의 2배인 문자.

    ꠉꠏ 가로확대 (=횡배문자) : 문자의 폭이 전각문자의 2배인 문자.

    ꠉꠏ 양배문자 (=4배각) : 문자의 폭과 높이가 전각문자의 2배인 문자.

    ꠌꠏ 첨자 : 전각문자의 1/4 크기.

◉ 속성지정문자(꾸밈지정문자) : 강조, 밑줄, 역상, 음영, 외곽선, 그림자문자 등

◉ 인쇄용지의 크기

    : 면적이 작아질수록 번호가 커짐. 번호가 같을 경우는 A판보다 B판이 더 크다.

      예 ) B0, A0, B1, A1, B2, A2, …

 

 ☺ 우리가 일반적으로 사용하는 용지는 A4용지이며 건축이나 토목에서 사용하는 설계도면

    은 A0사이즈가 일반적이다.

 

◉ 인쇄용지의 크기 및 종류

    

용지	크  기	비  고
B4	250 * 353	8절지 크기
A4	210 * 297	공문서 규격용지
B5	176 * 250	주간지 크기
A5	148 * 210	교과서 크기
A6	105 * 148	옆서, 문고판 크기

◉ 금칙처리 : 문서 작성중 기호나 특수문자들 가운데 행의 처음이나 행의 마지막에 쓸 수 없는 규칙

   ꠆ꠏ 행두금칙 : 행의 처음에 올 수 없는 금칙

   ꠐ              ., ], >, }, “, ?, !, % 등

   ꠌꠏ 행말금칙 : 행의 끝에 올 수 없는 금칙

                 [, {, <, “, ‘, *, +, - 등

◉ 병행처리(Spool) : 인쇄를 하면서 동시에 문서작성과 편집 등을 하는 것을 의미한다

◉ 기본 서체의 종류 : 고딕체, 명조체(공문서 규정 서체), 이탤릭체

 

 ☺  명조체가 공문서의 규정 서체면 거의 모든 문서의 표준 서체라고 할수 있다. 

 

◉ 활자의 크기 : 포인트로 나타냄